Open Space, nuevo proyecto de grado de Pyxis Research

Pyxis Research, el espacio que genera sinergia entre Industria y Academia, continúa impulsando proyectos valiosos de investigación y desarrollo en distintas ramas tecnológicas. En este caso los invitamos a conocer Open Space, una plataforma que da soporte digital a la conocida dinámica de openspace para debatir ideas con el objetivo de mejorar y co-construir la cultura de una organización.

Es un proyecto de Diego Torres, Federico Trujillo y José Capece, estudiantes de la carrera de grado de la Licenciatura en Sistemas de la Universidad ORT, realizado con el apoyo de nuestro Programa de Promoción de Proyectos de Grado.

“Quería terminar la carrera con algo que aportara valor. En Pyxis me toca administrar la aplicación Open Space y no es una tarea sencilla. Tiene poco mantenimiento y poca gente sabe operarla”, nos cuenta Diego, estudiante y colaborador en Pyxis. Diego se acercó a referentes de la empresa para plantear la posibilidad de trabajar en reemplazar la aplicación actual y le ofrecieron apoyarlo para el desarrollo de la tesis final de grado a través de Pyxis Research.

Promoción de Proyectos de Grado de Pyxis Research

“Con este programa buscamos promover la realización de proyectos de grado dentro de Pyxis, tanto por parte de miembros del ecosistema, como por externos. El proyecto debe ser codirigido por un integrante de Pyxis y por un tutor de la Universidad y abordar un tema que sea de interés para Pyxis y dé un valor agregado al ecosistema. El proyecto de Diego cubría todos los requisitos”, nos cuenta Ignacio Duarte, responsable de Pyxis Research.

La promoción de proyectos de grado tiene múltiples objetivos, entre ellos incentivar la formación continua de las personas que trabajan en Pyxis, fomentar la integración con la academia y mejorar la adquisición de conocimiento de punta por parte de todo el ecosistema pyxiano.

“El apoyo consiste en brindar la información necesaria del proyecto para su investigación y desarrollo, participación en las reuniones de seguimiento y asesoramiento en algún rol específico en el caso que se requiera”, detalla Ignacio.

“Del lado de Facultad, contamos con el gran apoyo de Mariel Feder, tutora en ORT. Aporta desde el lado académico en múltiples aspectos como el marco metodológico, formalidades de la entrega, recomendaciones acerca de cómo llegar al cliente, etcétera. Del lado de Pyxis recibimos pautas y validaciones y utilizamos metodología ágil. Nos reunimos periódicamente (al menos una vez por semana)”, agrega Diego.

¿En que consiste la metodología Open Space y cómo la utilizamos en Pyxis? 

La metodología Open Space propone construir eventos auto organizados. Se trata de eventos que se nutren al máximo de las ideas de sus participantes. De hecho, no se define una agenda por parte de los organizadores: son quienes participan de los encuentros los que proponen temas, votan y definen la agenda final.

Promueve la cultura de la colaboración y la co-creación. En Pyxis, en 2013 probamos esta metodología para nuestro encuentro anual de puesta a punto con todo el equipo. En esa primera instancia lo hicimos de forma manual. Nos gustó tanto la metodolgía que decidimos desarrollar una plataforma especialmente pensada para promover la participación de todos y optimizar el tiempo.

Al final, las acciones sugeridas por cada grupo pueden ser votadas en plenario, y en base a las prioridades allí establecidas, se conforma una agenda de temas.

“Es una herramienta fabulosa para debatir y mejorar continuamente sobre las ideas de tu empresa. Y se utiliza de forma colaborativa por cualquier miembro de la organización”, explica Diego.

“Utilizamos la herramienta al menos 3 veces al año en la previa a 2 eventos: Open Space y Open Tech.  En cada instancia, todos los colaboradores tienen la oportunidad de realizar su aporte, ingresando en la plataforma y posteando un tema del cual desea hablar. Con un perfil más técnico en un OpenTech y más de procesos, cultura o inquietudes en un Open Space”, explica Enrique Rodríguez, cliente del proyecto y director en Pyxis.

 

Llegado un plazo final y preestablecido de votación, un consejo de organizadores del evento toma un reporte con los temas más votados y organiza una grilla con ellos, para que el evento pueda ejecutarse en la reunión presencial.

Metas en la intervención al software

El objetivo de la plataforma en la actualidad es poder gestionar toda la dinámica de temas hasta el punto previo a la reunión física. El proyecto prevé mejoras técnicas ya que se encuentra desactualizado y con poca capacidad de mantenimiento o extensión. Además, se evaluará si es posible agregar funcionalidad y que pueda ser utilizada en la ejecución del evento. “Nos interesaría incluir, por ejemplo, encuestas que puedan sondear la opinión de los participantes en el instante que salen de una charla”, explica Diego.

El proyecto busca llevar el software hacia una solución mantenible y extensible, en tecnologías en las cuales la empresa posee conocimiento y colaboradores capacitados.

Respecto a las tecnologías/arquitecturas/herramientas a utilizar, “Pyxis brindará un coaching en su uso con diferentes roles ya que el equipo no maneja completamente el stack tecnológico (Java, Angular, Springboot, Tecnologías de contenerización, Despliegue en la nube, Microservicios, Swagger, Postman) pero decidió asumir el reto de aprenderlo como parte del proyecto”, agrega Ignacio.

Compartir uso de la aplicación

La aplicación Open Space ha permitido el intercambio de manera colaborativa con todos los integrantes de Pyxis para co-crear lo que hoy es. Y buscan seguir haciéndolo de esa forma. Además de compartirla con el resto de las empresas amigas/cercanas al ecosistema para que todas puedan aprovechar sus bondades.

El equipo de trabajo tiene octubre como fecha de entrega para este proyecto. Deberán tener el software andando, con documentación cerrada y pronta para defender la tesis. Además, cuentan con el gran incentivo de poder aplicar las mejoras en el próximo Open Space de Pyxis, que será en esas fechas.

“Un rediseño en base a lo que dio éxito y con tecnología más cercana al Core de Pyxis sin duda será beneficioso”, concluye Enrique.

 

Entre los principales objetivos para con la herramienta se buscará:

*La autenticación nativa y extensible, la creación de roles: será necesario que el sistema provea un mecanismo que permita al usuario autenticarse directamente en una base de datos administrada por el sistema o utilizar un mecanismo de autenticación como ser Office365.

*Roles: el sistema deberá proveer un mecanismo por el cual se puedan manejar al menos dos roles. Un Administrador, con acceso total a la funcionalidad del sistema y otro como usuario de la empresa con acceso al posteo de tema y votación.

*Creación de OpenSpace: será necesario que el sistema provea la funcionalidad para la creación de diferentes OpenSpace para el posteo de temas en una organización.

*Post temas: será necesario que el sistema provea la funcionalidad de posteo de temas en la cual se permita mantener los tema y a su vez oradores deseados para la presentación.

*Dashboard vista general/votación: será necesario que el sistema provea una vista general de todos los temas de un OpenSpace con la posibilidad de poder ser ocultados o visualizados, los votos de los demás participantes.

*Reporte evento para generar los tracks y sus sesiones: será necesario que el sistema provea una vista tabular o grilla, donde el sistema liste los temas con mayor cantidad de votos y/o personas que desean asistir a un OpenSpace, para que luego pueda ser armado el cronograma del evento.